高校档案相关人员要找准定位同时要了解档案的重要性和建设档案网站的必然性。如今档案信息化建设快速发展, 建立档案网站, 改进档案服务方法就更加有必要。档案网站是档案服务与沟通的平台, 通过网站宣传和展示自己。
档案信息网站建设要强化服务功能, 就必须统一规划、合理安排。其中包含硬件、软件配置, 平时的管理和维护, 相关工作者的培训及软硬件升级等。档案信息网站不能孤立存在, 在同图书馆等情报信息服务部门、档案的产生与形成与业务部门紧紧相连, 让档案网站的建设进入国家信息资源整体的规划和建设当中, 这样才能实现它的服务功能。
档案信息网站的建立, 重在应用。在技术上, 要充分考虑技术的先进性、科学性和实用性。在配备设备的过程中, 要充足考虑软、硬件使用的安全性、稳定性、兼容性。在档案管理人员配备上, 要既懂得档案管理知识又懂得计算机技术的复合型人才。要提高档案管理人员的素质, 使其具有充足的专业知识技能, 具有坚实的提供信息服务的能力。档案网站的设计上, 要体现高校档案网站有别与一般网站的特点, 要有文化性。其次, 网页内栏目的设置要考虑其服务功能, 要简洁合理, 要体现实用性;要建立科学合理的档案信息数据库体系, 要根据不同要求, 设置不同的使用权限;要设置相关档案信息资源导航链接, 实现各高校、国内外档案信息网站以及图书情报等信息部门的网络导航和链接。
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